Версия для печати

Составляем УПД: статусы, электронная форма, срок хранения

26.05.2015

В рамках совершенствования налогообложения, обозначенного в дорожной карте, ФНС России разрабатывает электронную форму универсального передаточного документа.

Представление УПД в электронном виде

Универсальный передаточный документ (УПД) разработан на базе счета-фактуры (письмо ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@).

В письме от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984@ фискалы напомнили, что форматы счета-фактуры в электронном виде утверждены приказом ФНС России от 5 марта 2012 г. № ММВ-7-6/138@.

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме определен приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н.

Поэтому если торговая организация хочет представить в налоговую инспекцию первичные учетные документы и счета-фактуры по телекоммуникационным каналам связи, ей нужно использовать утвержденный электронный формат этих документов.

В то же время электронный формат УПД сейчас только разрабатывается специалистами ФНС России в рамках мероприятий, перечисленных в дорожной карте «Совершенствование налогового администрирования», утвержденной распоряжением Правительства РФ от 10 февраля 2014 г. № 162-р. Такие разъяснения содержатся в письме ФНС России от 30 мая 2014 г. № ГД-4-3/10380@.

Отметим, что в этом же письме дана ссылка на письмо Минфина России от 26 августа 2011 г. № 03-03-06/1/521, в котором разъяснен порядок представления документов по требованию налогового органа, электронный формат которых пока что не установлен.

Электронная подпись на УПД

По общим правилам первичный учетный документ может быть составлен на бумаге или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 5 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон № 402-ФЗ).

С учетом положения статьи 313 Налогового кодекса РФ первичный учетный документ, составленный в электронном виде, соответствующий по составу показателей требованиям Закона № 402-ФЗ, может являться основанием и для формирования данных налогового учета. При этом в случаях, если федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, вступившими в силу до 1 июля 2013 года, предусмотрено использование ЭП, применяется усиленная квалифицированная электронная подпись.

То есть при передаче УПД между хозяйствующими субъектами в электронном виде следует использовать усиленную квалифицированную электронную подпись.

Статус УПД

Универсальный передаточный документ может иметь два статуса, один из которых проставляется в верхнем левом углу формы:

  • статус «1» - документ используется как гибрид счета-фактуры и передаточного документа;
  • статус «2» - документ используется только в качестве передаточного документа.

В первоначальной версии ФНС России планировала ввести в УПД статус «3» – документ используется только в качестве счета-фактуры.

Однако Минфин России этот вариант не одобрил: если речь идет о документах, используемых исключительно в целях расчетов по НДС, тогда, по мнению финансистов, должны использоваться счета-фактуры действующей формы (письмо от 28 августа 2013 г. № 03-07-15/ 35322). Использование фирмой в одних случаях УПД, а в других – иных документов допускается (письмо ФНС России от 29 января 2014 г. № ГД-4-3/1402@).

Вместе с тем, на наш взгляд, применение УПД со статусом «3», если это удобно для установления единообразия документооборота (к примеру, для сквозной нумерации учетных документов), никак не может препятствовать основной цели счета-фактуры - вычету налога на добавленную стоимость.

Указание в УПД статуса «1» или «2» не является обязательным, поскольку сама форма данного документа является рекомендованной.

Среди обязательных реквизитов счета-фактуры и первичного учетного документа (п. 5, 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ, п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ) показатель статуса прямо не поименован. Но для покупателя наличие этого реквизита может быть удобным.

Срок хранения УПД

Как мы уже отмечали, УПД представляет собой гибрид счета-фактуры и передаточного документа, он также может использоваться в качестве первичного учетного документа. Но сроки хранения для счетов-фактур и «первички» различаются.

Так, данные бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, нужно хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ). При этом в некоторых случаях этот срок может увеличиваться.

Например, пунктом 6 статьи 171 Налогового кодекса РФ предусмотрено восстановление «входного» налога на добавленную стоимость, ранее принятого к вычету по недвижимости, в случае если данные объекты в дальнейшем используются фирмой для ведения операций, освобожденных от налогообложения. Налог восстанавливается равными долями в течение 10 лет с года, в котором наступил момент, указанный в пункте 4 статьи 259 Налогового кодекса РФ (начало начисления амортизации). Сумма налога, подлежащая восстановлению, учитывается в составе прочих расходов.

По общему правилу при восстановлении налога на добавленную стоимость в книге продаж бухгалтеру следует зарегистрировать тот счет-фактуру, на основании которого налог ранее был принят к вычету. Он регистрируется на сумму восстановленного налога на добавленную стоимость (п. 14 Правил ведения книги продаж, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

Получается, что в данном случае хранить счета-фактуры нужно довольно долго.

Первичные учетные документы следует хранить как минимум пять лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Однако в целях налогового учета главой 25 Налогового кодекса РФ предусмотрен механизм переноса убытка на будущее. Согласно статье 283 Налогового кодекса РФ, перенос убытка на будущее допускается в течение 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором получен убыток.

При этом организация обязана хранить документы, подтверждающие объем полученного убытка, в течение всего срока, когда она уменьшает налоговую базу на суммы такого убытка. Даже если в течение срока переноса убытков на будущее прошла налоговая проверка, соответствующие документы все равно нужно хранить весь период, в котором переносятся убытки.

Касательно амортизируемого имущества Минфин России утверждает, что общий срок хранения документов для целей налогового учета (четыре года) должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (письмо от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Таким образом, срок хранения УПД как документа, подтверждающего правильность исчисления налогов и сборов, а также как «первички» определяется в каждом случае индивидуально.

 

Источник: glavbukh.ru


0

Комментарии

Чтобы добавить комментарий, пожалуйста, авторизуйтесь на сайте!
 
Ищите наc в соцсетях!

КОНТРОЛЬНО-КАССОВАЯ
ТЕХНИКА ОНЛАЙН
             

 

Как это работает!

ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ
МАРКИРОВКА
МЕХОВЫХ ИЗДЕЛИЙ

            

С электронной подписью!

Задать вопрос

 
Календарь мероприятий
Июль
ПнВтСрЧтПтСбВс
1234567
891011121314
15161718192021
22232425262728
293031